Grundlegende Elemente eines Geschäftsführerdienstvertrags
Definition und Zweck
Ein Geschäftsführerdienstvertrag ist ein spezieller Dienstvertrag, der die Rechte und Pflichten eines Geschäftsführers gegenüber der Gesellschaft, für die er tätig ist, regelt. Anders als ein Arbeitsvertrag, der für gewöhnliche Arbeitnehmer gilt, ist der Geschäftsführerdienstvertrag ein freier Dienstvertrag nach den Bestimmungen der §§ 611 ff. BGB. Der Geschäftsführer nimmt hierbei eine Doppelrolle ein: Einerseits als Organ der Gesellschaft, das im Namen der Gesellschaft handelt und Entscheidungen trifft, andererseits als Dienstleister, der die vereinbarten Aufgaben und Pflichten gemäß dem Dienstvertrag erfüllt.
Ein Geschäftsführerdienstvertrag regelt also das Verhältnis zwischen dem Geschäftsführer und der Gesellschaft. Es ist wichtig, klare Definitionen und Regelungen zu treffen, um Missverständnisse zu vermeiden und eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Wenn Sie weitere Informationen im Gesellschaftsrecht benötigen, folgen Sie diesem Link.
Vertragsparteien
Die Vertragsparteien müssen genau benannt werden. Dies umfasst den Geschäftsführer und die Gesellschaft, für die er tätig wird. Der Geschäftsführer hat nach Abschluss des Geschäftsführerdienstvertrags neben der organschaftlichen Position auch eine dienstvertragliche Rechtsbeziehung zur Gesellschaft. Beide sind getrennt zu betrachten.
Vertragsdauer und Verlängerung
Der Vertrag sollte eine klare Regelung zur Laufzeit und möglichen Verlängerungen enthalten. Oft werden solche Verträge befristet geschlossen und bieten eine Option zur Verlängerung, abhängig von der Leistung und den Zielen des Geschäftsführers.
Der Abschluss des Geschäftsführerdienstvertrags
Der Abschluss eines Geschäftsführerdienstvertrags ist ein formaler Prozess, der mehrere Schritte umfasst und besondere Aufmerksamkeit erfordert, um die rechtliche Sicherheit und Klarheit für beide Parteien zu gewährleisten.
Vorbereitung und Beschlussfassung
Zunächst sollte der Entwurf des Geschäftsführerdienstvertrags sorgfältig vorbereitet werden. Dieser sollte alle wesentlichen Aspekte wie Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub, Pflichten und Rechte des Geschäftsführers, Wettbewerbsverbote und Haftungsfragen umfassen. Der Entwurf des Vertrags sollte möglichst vollständig abgestimmt der Gesellschafterversammlung vorgelegt werden, damit der Abschluss des Vertrags von dieser beschlossen wird.
Der Abschluss des Geschäftsführerdienstvertrags sollte von der Gesellschafterversammlung möglichst gleichzeitig mit der organschaftlichen Bestellung des Geschäftsführers beschlossen werden. Der Gesellschafterbeschluss sollte daher:
- Die organschaftliche Bestellung des Geschäftsführers enthalten, mit der Bestimmung, ob der Geschäftsführer allein oder gemeinsam mit einem anderen Geschäftsführer vertretungsberechtigt ist.
- Die Genehmigung des Dienstvertrags umfassen.
- Eine Entscheidung darüber enthalten, wer von der Gesellschafterversammlung dazu bestimmt wird, den Vertrag im Namen der Gesellschaft zu unterzeichnen.
Unterzeichnung des Vertrags
Es ist darauf zu achten, dass der Dienstvertrag entweder erst dann geschlossen wird, wenn ein entsprechender Gesellschafterbeschluss bereits vorliegt, oder der Dienstvertrag zunächst nur vom Geschäftsführer unterschrieben und von der Gesellschaft erst dann gegengezeichnet wird, wenn der Beschluss vorliegt. Ansonsten müsste der Vertrag unter einer aufschiebenden Bedingung geschlossen werden.
Rechtsbeziehung und Vertretungsberechtigung
Nach Abschluss des Geschäftsführerdienstvertrags hat der Geschäftsführer neben der organschaftlichen Position auch eine dienstvertragliche Rechtsbeziehung zur Gesellschaft. Beide sind getrennt zu betrachten. Die Bestellung und auch die Abberufung von Geschäftsführern obliegt den Gesellschaftern (§ 46 Nr. 5 GmbHG). Dasselbe gilt für den Abschluss und die Kündigung des Dienstvertrags (Annexkompetenz). Anderes kann sich ergeben, wenn Befugnisse auf einen Aufsichtsrat oder Beirat übertragen sind.
Der Geschäftsführer vertritt die Gesellschaft gemäß den Bestimmungen der §§ 35 ff. GmbHG. Er ist entweder einzelvertretungsberechtigt oder zusammen mit einem anderen Geschäftsführer oder Prokuristen gemeinsam vertretungsberechtigt. Ob er Alleinvertretungsmacht hat, sollte sich aus der Satzung und auch aus dem Bestellungsbeschluss ergeben. Ansonsten bleibt es bei der gemeinsamen Vertretungsberechtigung.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Geschäftsführers
Tätigkeitsbeschreibung
Die Tätigkeitsbeschreibung und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten sollten klar im Vertrag festgelegt werden. Dies umfasst nicht nur die alltäglichen Aufgaben, sondern auch spezielle Befugnisse und Berichtspflichten.
Ein Freund von mir, der als Geschäftsführer einer mittelständischen Firma arbeitet, erzählte mir einmal, wie wichtig es war, dass seine Aufgaben im Vertrag genau beschrieben waren. So konnte er sich von Anfang an auf die wesentlichen Aspekte seiner Rolle konzentrieren.
Berichtspflichten
Berichtspflichten stellen sicher, dass der Geschäftsführer regelmäßig über den Fortschritt und die finanzielle Lage des Unternehmens berichtet. Dies schafft Transparenz und Vertrauen zwischen dem Geschäftsführer und den Gesellschaftern.
Regelmäßige Berichte
- Monatliche Berichte: Übersicht über finanzielle Entwicklungen, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz.
- Quartalsberichte: Detaillierte Analyse und Prognose der Geschäftsentwicklung.
- Jahresberichte: Gesamtentwicklung des Unternehmens, vollständige Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung.
Sonderberichte
- Außergewöhnliche Ereignisse: Sofortige Berichterstattung bei wirtschaftlichen Krisen oder rechtlichen Streitigkeiten.
- Wesentliche Änderungen: Meldung von Änderungen in Strategie, Geschäftsführung oder Eigentümerstruktur.
Inhalte der Berichte
- Finanzielle Daten: Einnahmen, Ausgaben, Verbindlichkeiten, Vermögenswerte.
- Operative Entwicklungen: Leistung der Geschäftsbereiche, Markt- und Wettbewerbsanalysen.
- Risikoberichte: Einschätzung und Maßnahmen zur Risikominderung.
- Prognosen: Erwartete Geschäftsentwicklung, geplante Investitionen, strategische Maßnahmen.
Einhaltung der Berichtspflichten
Die Einhaltung der Berichtspflichten ist rechtlich verbindlich. Verstöße können zu rechtlichen Konsequenzen führen. Ein klar definierter Geschäftsführerdienstvertrag stellt sicher, dass alle relevanten Informationen regelmäßig an die Gesellschafter übermittelt werden.
Vergütung und Zusatzleistungen
Grundgehalt und Zahlungsmodalitäten
Das Grundgehalt des Geschäftsführers sollte klar definiert sein, ebenso wie die Modalitäten der Zahlung. Wird das Gehalt monatlich oder vierteljährlich gezahlt? Gibt es eine feste Vergütung oder sind Teile davon erfolgsabhängig?
Boni und erfolgsabhängige Vergütungen
Viele Geschäftsführerverträge beinhalten Boni und erfolgsabhängige Vergütungen. Diese sollten detailliert beschrieben werden, einschließlich der Kriterien, die für die Auszahlung der Boni erfüllt sein müssen.
Sachbezüge und sonstige Leistungen
Zusatzleistungen wie ein Dienstwagen, Versicherungen oder andere Sachbezüge sollten ebenfalls im Vertrag oder in einem separaten Vertrag festgelegt werden. Ein Geschäftsführer eines Start-ups kann kann beispielsweise einen Firmenwagen und eine private Krankenversicherung als Teil seines Vertrags erhalten. Diese zusätzlichen Leistungen machten das Gesamtpaket attraktiver und halfen, ihn an das Unternehmen zu binden.
Arbeitszeit und Urlaubsregelungen
Arbeitszeitregelungen
Regelungen zur Arbeitszeit und zum Urlaubsanspruch sind essenziell, um klare Erwartungen zu setzen und die Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu wahren. Dies schließt Überstundenregelungen und flexible Arbeitszeitmodelle ein.
Urlaubsanspruch und Sonderurlaub
Der Urlaubsanspruch sollte klar definiert sein. Auch Regelungen zu Sonderurlaub, beispielsweise für Fortbildungen oder besondere persönliche Anlässe, sollten enthalten sein. Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) gilt für den Fremdgeschäftsführer. Nach BAG BeckRS 2023, 31492, soll sich der Urlaubsabgeltungsanspruch des Fremdgeschäftsführers einer GmbH unmittelbar aus § 7 Abs 4 BUrlG ergeben; dies folge - unabhängig davon, ob der Geschäftsführer nach nationalem Recht als Arbeitnehmer anzusehen sei - aus einer mit Art 7 der Richtlinie 2003/88/EG konformen Auslegung der Vorschrift. Maßgeblich sei der unionsrechtliche Arbeitnehmerbegriff.
Regelungen zu Überstunden
Überstundenregelungen sind besonders wichtig, da Geschäftsführer häufig mehr als die reguläre Arbeitszeit arbeiten. Diese Regelungen sollten transparent sein.
Überstundenklausel im Vertrag
Es empfiehlt sich, eine spezifische Klausel im Geschäftsführerdienstvertrag aufzunehmen, die die Handhabung von Überstunden regelt. Ein Beispiel:
"Die Vergütung des Geschäftsführers umfasst alle anfallenden Überstunden. Eine gesonderte Vergütung für Überstunden wird nicht gewährt. Der Geschäftsführer ist verpflichtet, im Interesse der Gesellschaft auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten tätig zu sein, wenn es die Geschäftslage erfordert."
Geheimhaltung und Wettbewerbsverbote
Vertraulichkeitsvereinbarungen
Vertraulichkeitsvereinbarungen schützen die Interessen des Unternehmens und verhindern, dass sensible Informationen missbraucht werden. Diese sollten klar formuliert und umfassend sein.
Wettbewerbsverbot während und nach der Vertragslaufzeit
Ein Wettbewerbsverbot kann den Geschäftsführer daran hindern, nach Vertragsende in direkter Konkurrenz zum ehemaligen Arbeitgeber zu treten. Dies schützt das Unternehmen vor der Abwanderung von Wissen und Geschäftskontakten. Der Geschäftsführer hat bereits aus den ihm nach §§ 35 ff GmbHG obliegenden Treuepflichten ein Wettbewerbsverbot. Auch ohne vertragliche Regelung und ohne Regelung in der Satzung würden Geschäftsführer einem solchen Verbot unterliegen. Zur Verdeutlichung für den Geschäftsführer ist dennoch ein Wettbewerbsverbot – nur während der Dauer des Dienstvertrags und nicht danach – ausformuliert. Bloße Finanzbeteiligungen (Aktien) sollen ausgenommen sein.
Vertragsstrafen bei Verstößen
Vertragsstrafen für Verstöße gegen Geheimhaltungs- oder Wettbewerbsvereinbarungen können im Vertrag festgelegt werden. Diese sollen abschreckend wirken und die Einhaltung der Vereinbarungen sicherstellen.
Kündigungsbedingungen und Abfindungen
Ordentliche und außerordentliche Kündigung
Die Bedingungen für eine Kündigung, sowohl ordentlich als auch außerordentlich, sollten klar definiert sein. Dies umfasst die Kündigungsfristen und die formalen Anforderungen. Alles Wichtige zur ordentlichen Kündigung erfahren Sie hier. Mehr zur außerordentlichen Kündigung gibt es hier
Kündigungsfristen und formale Anforderungen
Die gesetzlichen Kündigungsfristen sind in § 622 Abs. 1, 2 BGB gestaffelt geregelt. Sie reichen von 4 Wochen bis zu 7 Monaten, abhängig von der Dauer des Arbeitsverhältnisses. Diese Fristen gelten grundsätzlich nur für Kündigungen durch den Arbeitgeber.
Regelungen zu Abfindungen
Regelungen zu Abfindungen sind besonders wichtig, da sie finanzielle Sicherheit bieten können, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird. Diese sollten fair und transparent sein. Wie Sie eine Abfindung erhalten, lesen Sie hier.
Haftung und Versicherungen
Haftungsregelungen des Geschäftsführers
Geschäftsführer tragen eine hohe Verantwortung und Haftung. Daher sind Haftungsregelungen von großer Bedeutung, um das Risiko für den Geschäftsführer zu minimieren.
D&O-Versicherungen (Directors and Officers Liability Insurance)
D&O-Versicherungen bieten Schutz vor persönlichen Haftungsrisiken. Diese sollten im Vertrag festgelegt und vom Unternehmen getragen werden.
Entlastung des Geschäftsführers durch die Gesellschaft
Die Gesellschaft kann den Geschäftsführer entlasten, um ihn vor persönlichen Haftungsansprüchen zu schützen. Diese Entlastung sollte jährlich durch die Gesellschafterversammlung erfolgen.
Nebentätigkeiten und Interessenkonflikte
Genehmigungspflichtige Nebentätigkeiten
Nebentätigkeiten des Geschäftsführers sollten genehmigungspflichtig sein, um Interessenkonflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass der Geschäftsführer seine Pflichten gegenüber der Gesellschaft erfüllen kann.
Umgang mit Interessenkonflikten
Interessenkonflikte sollten klar definiert und Regelungen zum Umgang damit im Vertrag festgelegt werden. Dies schafft Transparenz und Vertrauen.
Beendigung des Vertrags und Abwicklung offener Ansprüche
Vertragsbeendigung durch Zeitablauf oder Kündigung
Der Vertrag kann durch Zeitablauf oder Kündigung beendet werden. Die Bedingungen für die Beendigung sollten klar im Vertrag festgelegt sein.
Abwicklung offener Ansprüche
Bei Vertragsbeendigung müssen offene Ansprüche geklärt und abgewickelt werden. Dies umfasst Gehaltszahlungen, Boni und andere finanzielle Ansprüche.
Gerichtsstand und anwendbares Recht
Definition des Gerichtsstands
Der Gerichtsstand sollte klar definiert sein, um im Streitfall die Zuständigkeit zu klären.
Anwendbares Recht
Das anwendbare Recht sollte ebenfalls festgelegt werden, um rechtliche Klarheit zu schaffen und mögliche Streitigkeiten zu vermeiden.
Salvatorische Klausel
Bedeutung und Funktion
Die salvatorische Klausel verhindert, dass der gesamte Vertrag wegen kleinerer Mängel unwirksam wird.
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